Postopek prijave

Trije koraki v procesu certifikacije:

1. Prijava
2. Kontrolni pregled
3. Odločitev

Zainteresirani obrat vzpostavi stik z nacionalno koordinacijo (DOVES) preko e-pošte info@zelenikljuc.si ali info@drustvo-doves.si ali s klicem na objavljene telefonske številke kontaktnih oseb DOVES-a.
Na podlagi vzpostavljenega stika, DOVES pošlje prijavnico s splošnimi pogoji poslovanja, obrat pa jo izpolni, prebere in se strinja s pogoji poslovanja ter vrne podpisano po e-pošti. Za pomoč ali obrazložitev se obrne na Nacionalno koordinacijo za Zeleni ključ. Obrat v tem koraku določi tudi Okoljskega upravitelja oziroma zaposlenega, ki bo zadolžen za Zeleni ključ in bo primarni kontakt za DOVES.
DOVES nato v sistemu za elektronsko oddajo vloge obratu omogoči dostop do e-portala za oddajo vloge in sicer z dodelitvijo uporabniškega imena ter gesla okoljskemu upravitelju.
Obrat se ob prijavi v sistem ponovno strinja s cenikom ter splošnimi pogoji poslovanja. Okoljski upravitelj (zelena ekipa) v celoti izpolni vprašalnik in priloži obvezne priloge. Ko je celoten vprašalnik z zahtevanimi prilogami izpolnjen, ga pošlje v pregled DOVES-u s pritiskom na gumb "Oddaj vlogo". V primeru pomanjklivosti, DOVES kontaktira okoljskega upravitelja in uskladi nadalanje postopke.
Ob vsakoletnem podaljšanju veljavnosti znaka (re-certifikacija), okoljski upravitelj (zelena ekipa) v okviru e-portala posodobi zahteve v vprašalniku in priloži/osveži obvezne priloge.

DOVES izvede administrativni pregled in z obratom uskladi morebitne neskladnosti (vsako leto). DOVES pregleda poslano dokumentacijo v roku 14 dni od oddaje vloge. V kolikor pregled dokumentacije traja dlje časa, mora biti odmik utemeljen in predhodno skomuniciran z obratom.
DOVES po uspešno opravljenem pregledu dokumentacije z obratom dogovori najprimernejši termin za izvedbo vizualnega kontrolnega pregleda (1., 2. leto, nato vsako tretje leto). Ogled praviloma, glede na stanje in velikost obrata, traja do štiri (4) ure. Dodatno opozorilo v primerih različnih razpisov za sofinanciranje postopkov certifikacije: svetujemo in naprošamo, da se ne čaka zadnjih rokov za oddajo, temveč se poskuša dokumentacijo čimprej pripraviti in poslati v prvi pregled, saj bomo le tako lahko zagotovili pravočasno obravnavo vlog in pravočasnega vizualnega pregleda. Obratu tudi toplo priporočamo, da si za vizualni pregled vzame dovolj časa in zagotovi prisotnost okoljskega upravitelja oz osebe, ki je formalno določena za to vlogo.

Po opravljenem kontrolnem pregledu, DOVES pripravi poročilo o stanju v obratu z vso dokumentacijo, ki ga predloži Nacionalni komisiji v pregled. Nacionalna komisija za Zeleni ključ na podlagi dokumentacije vlogo srečanjih odobri, vrne v dopolnitev ali zavrne. Nacionalna komisija za Zeleni ključ zaseda nekajkrat letno.

Obrati plačajo letno pristojbino, ko je prijava odobrena s strani Nacionalne komisije za Zeleni ključ. Pravočasno plačilo letne pristojbine je, poleg izpolnjevanja zahtev kriterijev programa Zeleni ključ, pogoj za pridobitev znaka ali podaljšanje veljavnosti znaka.
Obrat po plačilu letne pristojbine prejme zunanjo plaketo, ki jo postavi na vhod v obrat (velja za nove obrate) in certifikat (velja za vse obrate), ki ga postavi na vidno mesto (lahko tudi na več mest) v obratu.
Trajnostni znak Zeleni ključ je veljaven eno leto in ga je potrebno vsako leto obnavljati s ciljem izboljševanja stanja trajnosti v obratu. Obrat je dolžan oddati osveženo vlogo (od drugega leta dalje) od treh (3) mesecev do vsaj štiri (4) tedne pred potekom certifikata.
Kontrolni pregled se v obratu izvaja prvo in drugo leto, nato vsako tretje leto.

Za dodatne informacije nas kontaktirajte.